Autor:    Krzysztof
Klient:    HLB Sarnowski & Wiśniewski
Wersja dokumentu:    1.00

Historia zmian
Wersja  Data    Kto    Opis zmian
0.5    2011-09-15    Wojciech Komer    Wersja inicjalna
1.0    2011-10-07    Wojciech Komer    Poprawki

1    Wstęp

1.1    Cel dokumentu
Celem dokumentu jest prezentacja wymagań dotyczących systemu CRM wspomagającego sprzedaż aplikacji systemu EXR w zakresie zarządzania kontaktami z klientem.
Skrót EXR (ang.  Easy XBRL Reporting) oznacza łatwe raportowanie w XBRL i stanowi nazwę kodową dla grupy produktów związanych z wspomaganiem procesu sprawozdawczości finansowej.

1.2    Struktura dokumentu
Dokument posiada strukturę:
Rozdział 2: Ogólny opis przedmiotu oferty
Rozdział 3: Zawiera opis struktury oferty
Rozdział 4: Zawiera szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu oferty
Rozdział 5: Zawiera kryteria oceny oferty

2    Ogólny opis przedmiotu oferty

Przedmiotem oferty jest sprzedaż licencji na aplikację CRM (ang. Customer Relationship Manager) o następujących funkcjach:
•    zarządzanie użytkownikami, grupami, uprawnieniami
•    zarządzanie kontaktami – firmy i osoby
•    zarządzanie komunikacją z kontaktem (notatki, emaile)
•    zarządzanie projektami i kartami wynikowymi projektu
•    zarządzanie zadaniami w kontekście kontaktu, projektu, komunikatu
•    integracja z systemem poczty elektronicznej
•    integracja z system ERP Symfonia w zakresie importu projektów oraz należności
•    zarządzanie licencjami na oprogramowanie posiadanymi przez klienta
•    integracja z systemem monitorowania czynności klientów Gibraltar
Dodatkowo rozwiązanie powinien spełniać następujące wymagania poza funkcjonalne:
•    aplikacja musi być zgodny z platformą Java
•    aplikacja ma być wykonany w technologii WEB - dostęp z poziomu przeglądarki
•    aplikacja musi być otwarta na dowolny system operacyjny wspierany przez Java
•    aplikacja musi pozwalać na wymianę silnika bazy danych
Dodatkowo:
•    Przekazanie kodów źródłowych aplikacji
•    Przekazanie praw autorskich aplikacji

3    Opis struktury oferty

  Oferta powinna zawierać:
•    opis sposobu realizacji poszczególnych elementów
•    termin realizacji
•    harmonogram, pracochłonność wykonania poszczególnych elementów oraz kwota

4    Szczegółowy opis wymagań

4.1    Moduł Administracja
•    RA 1 – Zarządzanie kartoteką użytkowników

o    RA 1.1 – Dodawanie, modyfikacja , usuwanie, aktywacja, dezaktywacja
o    RA 1.2 – Zarządzanie dostępem - oparte na adresie e-mail
o    RA 1.3 – Zarządzanie przynależnością użytkownika do grup
o    RA 1.4 – Uprawnienia użytkownika - do modułów i funkcji w module

•    RA 2 – Zarządzanie kartoteką grup

o    RA 2.1 – Dodawanie, modyfikacja, usuwanie
o    RA 2.2 – Zarządzanie użytkownikami grupy
o    RA 2.3 – Uprawnienia grupy do modułów i funkcji w module

•    RA 3 –  Zarządzanie słownikami aplikacji

4.2    Moduł Kontakty
•    RK 1 – Zarządzanie kontaktami z firmami osobami

o    RK 1.1 – dodawanie, modyfikowanie, usuwanie firm
o    RK 1.2 – dodawanie, modyfikowanie, usuwanie osób
o    RK 1.3 –wielokryterialne wyszukiwanie kontaktów

•    RK 2 – zarządzanie dostęp do firmy, osoby - możliwość ograniczenia widoczności kontaktu dla konkretnych użytkowników lub grup użytkowników
•    RK 3 – zarządzanie zadaniami powiązanymi z osobą lub firmą
•    RK 4 – zarządzanie danymi kontaktowymi:

o    RK 4.1 – zarządzanie listą telefonów
o    RK 4.2 – zarządzanie listą email
o    RK 4.3 – zarządzanie listą adresy WWW
o    RK 4.4 – zarządzanie listą adresów komunikatorów,
o    RK 4.5 – zarządzanie listą adresów

•    RK 5 – importowanie, eksportowanie kontaktów

o    RK 5.1 – obsługa formatu plików tekstowych CSV
o    RK 5.2 – wykrywanie zduplikowanych danych podczas importu

•    RK 6 – możliwość łączenia powielonych kontaktów bez utraty powiązanych informacji
•    RK 7 – zarządzanie relacjami pomiędzy kontaktami

o    RK 7.1 – automatyczna prezentacja kontaktów w relacji po obydwu jej stronach
o    RK 7.2 – zarządzanie słownikiem typów relacji

•    RK 8 – zarządzanie rolami kontaktów

o    RK 8.1 – zarządzanie słownikiem typów ról

•    RK 9 – zarządzanie plikami powiązanymi z osobą
•    RK 10 – audyt – informacje o osobie, która utworzyła i modyfikowała kontakt
•    RK 11 – informacje finansowe o prowadzonych projektach planach sprzedażowych w podziale na okresy rozliczeniowe (dotyczy firm)
•    RK 12 – lista osób pracowników firmy (dotyczy firm)

4.3    Moduł Komunikacja
•    RM 1 – Zarządzanie komunikacją z kontaktami (notatki, emaile)
•    RM 2 – Zarządzanie notatkami dla kontaktów, projektów
•    RM 3 – Zarządzanie komentarzami do notatek i emaili przez użytkowników
•    RM 4 – Zarządzanie załącznikami do komentarzy i notatek
•    RM 5 – Transfer emaili w CRM

o    RM 5.1 – Decyzja które emaile powinny być w CRM powinna należeć do użytkownika
o    RM 5.2 – Nie inwazyjna metoda integracji z pocztą elektroniczną – nie należy wprowadzać własnego klient poczty

4.4    Moduł Projekty
•    RP 1 – Zarządzanie kartoteką projektów

o    RP 1.1 – Ustawianie atrybutów typ projektu, sponsor, kierownik
o    RP 1.2 – termin rozpoczęcia zakończenia projektu
o    RP 1.3 – kod projektu w symfonii
o    RP 1.4 – zarządzanie typami projektów
o    RP 1.5 – importowanie projektów na podstawie zamówień systemu Symfonia Handel
o    RP 1.6 – importowanie wyników projektów z systemu Symfonia FK

•    RP 2 – Zarządzanie kartą projektów

o    RP 2.1 – Definiowanie wartości projektu (planowanej, rzeczywistej)
o    RP 2.2 – Kumulowanie kosztów projektów wg jego uczestników
o    RP 2.3 – Budowanie hierarchii kosztów projektu uwzględniającego

    RP 2.3.1 – prowizje,
    RP 2.3.1 – koszty zewnętrzne,
    RP 2.3.1 – wykonanie

o    RP 2.4 – raportowanie wg kart wynikowych projektów

    RP 2.4.1 – w ujęciu sponsora projektu
    RP 2.4.2 – w ujęciu uczestnika projektu

4.5    Moduł Zadania
•    RZ 1 – zarządzanie zadaniami w kontekście

o    RZ 1.1 – kontaktu
o    RZ 1.2 – projektu
o    RZ 1.3 – komunikatu (notatka lub mail)

•    RZ 2 – definiowanie treści oraz terminu wykonania zadania oraz osoby odpowiedzialnej za realizację
•    RZ 3 – informowanie użytkowników powiązanych z zadaniem o zmianach stanu zadania za pomocą mail
•    RZ 4 – moduł zarządzania zadaniami w systemie dla administratora biznesowego aplikacji
•    RZ 5 – codziennie przekazywanie informacji za pomocą email o zadaniach na dziś
•    RZ 6 – prezentowanie zadań w postaci kalendarzy webcal
•    RZ 7 – integracja z systemem poczty elektronicznej
•    RZ 8 – kanał email powinien stanowić podstawowy kanał aktywności - powiadamiania o istotnych zmianach zachodzących w systemie
•    RZ 9 – system powinien odbierać email'e i w pewnych wykonywać określone czynności
•    RZ 10 – integracja z system ERP Symfonia w zakresie importu projektów - faktur

4.6    Moduł Licencje
•    RL 1 – wystawianie licencji na określony produkt, z terminem wygaśnięcia
•    RL 2 – generowanie kluczy licencyjnych
•    RL 3 – monitorowanie wygasający licencji - proces wsadowy
•    RL 4 – raportowanie wygasających licencji
•    RL 5 – dla firm - zarządzanie licencjami w podziale na typy produktów

4.7    Dodatkowe wymagania
•    RD 1 integracja z systemem monitorowania czynności klientów Gibraltar

o    Rejestrowanie sesji dla podanej licencji dostępności
o    Monitorowanie dokumentów dla podanej licencji

4.8    Wymagania pozafunkcjonalne
•    RF 1 – Aplikacja musi być zgodny z platformą Java
•    RF 2 – Aplikacja ma być wykonany w technologii WEB - dostęp z poziomu przeglądarki
•    RF 3 – Aplikacja nie powinna wymagać instalowania żadnych komponentów po stronie klienta
•    RF 4 – Aplikacja musi być otwarta na dowolny system operacyjny wspierany przez Java

o    RF 4.1 – Aplikacja musi być zgodna z systemem Microsoft Windows  Server 2003
o    RF 4.1 – Aplikacja musi być zgodna z systemem Microsoft Windows  Server 2008
o    RF 4.1 – Aplikacja musi być zgodna z systemem Ubuntu 8.04 oraz 10.04

•    RF 5 – Aplikacja musi pozwalać na wymianę silnika bazy danych

o    RF 5.1 – Aplikacja musi być zgodna z silnikiem bazy danych MS SQL Server 2005
o    RF 5.2 – Aplikacja musi być zgodna z silnikiem bazy danych MS SQL Server 2008
o    RF 5.3 – Aplikacja musi być zgodna z silnikiem bazy danych Firebird SQL

5    Kryteria oceny oferty

Podstawowe kryteria to
•    Cena
•    Zgodność z wymaganiami
•    Doświadczenie oferenta

6    Materiały zewnętrzne

•    Java: http://www.oracle.com/technetwork/java/index.html
•    Gibraltar: http://www.gibraltarsoftware.com/
•    SQL Server: http://www.microsoft.com/sqlserver/en/us/default.aspx
•    Firebird SQL: http://www.firebirdsql.org/
•    Ubuntu: http://www.ubuntu.com/